Surat Penawaran Barang Dan Kerjasama – Sekarang ini kita hidup di jaman dimana bisnis man dan pengusaha menjadi sebuah profesi yang banyak diminati oleh berbagai kalangan. Tanpa memandang usia, banyak sekali yang masih remaja dan bahkan yang sudah tua pun juga menggeluti profesi ini.
Bagi mereka, pastinya sudah tidak asing lagi dengan jenis surat resmi ini. Pasalnya, surat penawaran ini mempunyai pengaruh yang cukup besar terhadap pemasaran mereka. Sebab, dengan surat ini akan lebih memudahkan mereka untuk mempromosikan produk. Umumnya surat penawaran digunakan oleh distributor, supplier, dan bahkan perorangan.
Selain barang, yang ditawarkan biasanya juga berupa jasa. Meskipun pada umumnya surat ini akan keluar setelah adanya surat permohonan dari pihak yang memerlukan barang atapun jasa. Surat ini juga memiliki fungsi sebagai surat penawaran kerja sama antar perusahaan.
Isi Surat Penawaran
Perlu anda ketahui bahwa dalam penulisan surat penawaran ini tidak boleh sembarangan. Anda harus menuliskan hal apa saja yang perlu diketahui oleh konsumen. Hal ini memiliki tujuan supaya para konsumen tertarik dan tidak bingung saat hendak membelinya. Adapun beberapa hal yang perlu diketahui oleh konsumen adalah sebagai berikut :
Nama perusahaan atau instansi penawar
Nama perusahaan atau instansi merupakan hal penting yang harus anda cantumkan. Tujuannya adalah untuk lebih memudahkan konsumen mengenali distributor yang di tuju. Selain itu, cantumkan juga sedikit ulasan atau alamat perusahaan supaya konsumen lebih mudah untuk mengenalinya.
Jenis barang
Apabila konsumen sudah mengetahui jenis barang yang dimiliki oleh pihak penawar maka konsumen tidak akan bingung lagi.
Jumlah kebutuhan
Perlu juga untuk melampirkan jumlah barang ataupun ketersediaan barang oleh pihak penawar. Hal ini akan memudahkan konsumen untuk mengira-ngira kesanggupan pihak penawar untuk dapat memenuhi kebutuhan konsumen.
Merk produk
Saat menawarkan sebuah produk, penting sekali untuk mencantumkan merk produk. Hal ini menjadi sebuah faktor tertariknya konsumen untuk membeli produk tersebut.
Kualitas produk
Kualitas produk akan sangat mempengaruhi minat konsumen untuk membeli produk tersebut. Dengan menyertakan kualitas produk dalam surat penawaran, hal ini akan lebih menyakinkan konsumen untuk membelinya.
Harga Khusus atau diskon
Diskon selalu menjadi daya tarik yang tersendiri bagi para konsumen untuk membeli suatu produk. Setiap konsumen tentunya menginginkan harga bersahabat yang sesuai dengan isi kantongnya. Jika dari pihak penawar mempunyai harga yang khusus, maka jangan lupa untuk mencantumkannya.
Syarat pembayaran
Mengenai syarat pembayaran, penting juga untuk dicantumkan. Pada umumnya yang dicantumkan adalah seberapa DP yang wajib dibayar Hal ini akan menjadi pertimbangan tersendiri bagi konsumen untuk membeli produk tersebut. Sebab, tidak semua konsumen akan membayar lunas di awal pembelian.
Pengiriman
Setiap konsumen pasti menginginkan produk yang dibelinya aman sampai ditangannya. Maka dari itu, jangan sampai lupa untuk mencantumkan cara pengiriam atau jasa barang yang ditawarkan. Hal ini akan semakin membuat konsumen yakin untuk membeli produk tersebut.
Administrasi
Supaya konsumen menjadi lebih yakin, lampirkan juga beberapa dokumen pendukung pada surat penawaran. Seperti misalnya katalog produk, surat izin perdagangan (SIUP), nomor pokok wajib pajak (NPWP).
Cara Menulis Surat Penawaran Yang Benar
Dalam menulis surat penawaran, maka anda harus memperhatikan cara penulisannya. Hal ini bertujuan supaya penawaran yang telah diajukan lebih mudah diterima oleh pihak konsumen. Lalu, bagaimana cara menulis surat penawaran yang benar? Nah, untuk lebih jelasnya mari kita simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.
Kop surat
Dalam surat yang bersifat resmi, kop surat merupakan bagian paling penting yang tidak boleh ditinggalkan. Kop surat berada di bagian paling atas surat. Adapun beberapa bagian pada kop surat adalah sebagai berikut :
- Nama perusahaan atau instansi
- Logo perusahaan atau instansi
- Alamat lengkap perusahaan atau instansi
- Kontak (CP) perusahaan atau instansi yang dapat dihubungi
Kepala Surat
Bagian kepala surat akan mencantumkan beberapa hal, diantaranya :
- Tanggal pembuatan surat
- Nomor surat
- Lampiran
- Perihal, dan
- Tujuan surat
Pembuka surat
Pada bagian pembuka surat penawaran biasanya akan menjelaskan secara singkat mengenai pemberitahuan atau balasan dari surat permintaan yang diterima terkait barang atau jasa yang ditawarkan dan akan menjelaskan sedikit mengenai perusahaan atau instansi penawar.
Isi surat
Bagian isi merupakan bagian yang paling penting dalam sebuah surat penawaran. Pada bagian isi surat akan dijelaskan secara rinci bagaimana barang atau jasa yang ditawarkan. Bagian yang akan dijelaskan harus sesuai dengan fakta yang ada.
Jika yang dicantumkan hanyalah sebuah rekayasa supaya konsumen tertarik, maka hal ini akan menghilangkan kepercayaan konsumen terhadap pihak penawar. Penjelasan yang rinci dan sesuai dengan fakta, akan mudah menarik konsumen untuk memilih produk. Adapun beberapa hal yang biasanya dijelaskan adalah sebagai berikut :
- Harga produk ataupun jasa
- Jenis produk atau jasa
- Merk produk dan warna produk
- Pembayaran
- Pengiriman
Apabila ada yang perlu dijelaskan pada bagian-bagian tertentu, maka jelaskan secara detail supaya konsumen menjadi semakin yakin.
Penutup surat
Bagian penutup surat umumnya berisi himbauan atau harapan dari pihak penawar kepada konsumen. Bahkan jika perlu, cantumkan juga beberapa administrasi tambahan supaya konsumen menjadi semakin yakin.
Baca juga: Contoh Surat Perjanjian
Beberapa Contoh Surat Penawaran
Setelah anda memahami tentang surat penawaran, maka pembahasan berikutnya kami akan memberikan contoh surat penawaran yang benar.
